Porady

K čemu to je

Porada je záznam s termínem, účastníky a agendou. Agendu tvoří karty: z nástěnek akcí Na poradu, nebo body napsané rovnou do porady. Během porady se k bodům píše zápis (podnět, rozhodnutí) a karta pak ukazuje, na kterých poradách byla a s jakým výsledkem. Poradu vidí jen její účastníci.

Jak na to

1. Otevřete sekci Porady v levé liště ve skupině Moje práce.
2. Klikněte na Vypsat poradu. Vyplňte název, datum a čas a účastníky: Celý tým, nebo Vybraní členové s výběrem kolegů. Kdo poradu vypíše, je její svolavatel.
3. Agendu skládáte předem: v poradě polem Nový bod… dole, tlačítkem + z nástěnky (hledání karet podle nadpisu), nebo z panelu karty na nástěnce tlačítkem Na poradu. Body přidávají všichni účastníci s právem zápisu.
4. Svolavatel poradu zahájí tlačítkem Zahájit poradu. Kliknutím na bod ho udělá aktivním (o něm se právě mluví), tlačítky Probráno a Odložit mění jeho stav. Probráno posune aktivní bod na další.
5. Zápis píšete vpravo k aktivnímu bodu: zvolíte Podnět nebo Rozhodnutí, napíšete text a ⌘Enter ho uloží. Klikem na jiný bod píšete k němu, Zpět k aktivnímu vás vrátí. K poradě obecně je zápis k poradě, ne k bodu.
6. Na konci svolavatel klikne Ukončit poradu. Ve zpracování může zápis opravit, a když je hotovo, poradu Uzavřít s nepovinným shrnutím. Po uzavření je porada jen ke čtení.

Co je dobré vědět

• Přehled porad má dvě zobrazení, Karty (výchozí) a Seznam; přepínač je vedle pole Filtrovat… a volbu si appka pamatuje pro vás v tomto prohlížeči. Karta ukazuje datum a čas, fázi, kolik zbývá dní, účastníky, počet bodů a svolavatele. Nejbližší nadcházející porada je zvýrazněná, proběhlé jsou pod čarou tlumeněji. Filtr platí pro obě zobrazení.
• Fáze jdou jen dopředu: Příprava, Probíhá, Zpracování, Uzavřena. Ze zpracování se svolavatel může vrátit tlačítkem Pokračovat v poradě. Fáze se nemění samy časem: porada v přípravě s uplynulým termínem má v přehledu poznámku Termín uplynul.
• Agenda má dvě zobrazení, Seznam a Karty (sloupce podle stavu bodu). Volbu si appka pamatuje pro vás. V Kartách svolavatel mění stav bodu přetažením mezi sloupci.
• Pořadí agendy mění svolavatel přetažením bodu, nebo z klávesnice Alt+↑ a Alt+↓.
• Klávesy během porady (svolavatel): j a k volí aktivní bod, p označí Probráno, o Odložit, n skočí do pole zápisu.
• Karta z osobní nástěnky se před přidáním na poradu potvrzuje: uvidí ji účastníci porady, i po jejím skončení. Na vaší nástěnce zůstane a upravovat ji můžete dál jen vy.
• Karta s vazbou na soukromý kontakt na poradu nejde. Před přidáním vazbu odeberte.
• Bod napsaný rovnou do porady je karta bez nástěnky. Upraví ji autor a svolavatel; v panelu karty ji kdokoli z účastníků připne na nástěnku tlačítkem Připnout na nástěnku.
• Svůj řádek zápisu upravíte a smažete do konce porady. Svolavatel opravuje zápis i ve zpracování. Bod, ke kterému je zápis, z agendy odebrat nejde.
• Svolání jde v nabídce ⋯ předat jinému účastníkovi s právem zápisu (Předat svolání). Kdo z účastníků s právem zápisu ho potřebuje, může ho převzít (Převzít svolání), třeba když svolavatel onemocní.
• Smazat jde jen poradu v přípravě. Karty z nástěnek na nich zůstanou, body napsané rovnou do porady se smažou s ní. Kartu, která je na poradě, smazat nejde, jen archivovat.
• Upozornění: pozvánka na poradu, změna termínu, předání svolání a začátek porady přijdou do zvonku. Začátek porady přijde i do telefonu; vypnete ho v Moje nastavení u upozornění do telefonu.
• Na telefonu přepínáte mezi agendou a zápisem a zápis jde psát i odtud.
• Strop: 200 otevřených porad v prostoru, 100 bodů agendy a 1 000 řádků zápisu na poradu.

Časté otázky

Proč poradu nevidím, i když jsem správce?

Poradu vidí jen její účastníci. U porady celého týmu jsou to všichni členové prostoru, i ti, kdo přibudou později. U porady vybraných členů jen vybraní.

Kde uvidím, jak dopadla karta na poradě?

V panelu karty v oddílu Porady: porady, na kterých karta byla nebo je, se stavem bodu. Vidíte jen porady, kterých jste účastníkem.

Související

• Nástěnky
• Úkoly
• Kdo co vidí